Podmínky ochrany osobních údajů poskytovaných společností HR Spectrum s.r.o. 

(dále jen "Podmínky ochrany osobních údajů")

I. Úvodní ustanovení

Společnost HR Spectrum s.r.o., identifikační číslo: 28392400, se sídlem Malá Štupartská 634/7, 110 00 Praha 1, zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, v Praze oddíl C, vložka 138322 (dále jen "HR Spectrum s.r.o.") zpracovává osobní údaje třetích osob v souladu s platnými právními předpisy; s účinností ode dne 25. května 2018 v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jako "Nařízení" nebo "GDPR") a také v souladu se zák. č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění (dále jen "Zákon").

Níže jsou shrnuty základní zásady HR Spectrum s.r.o. pro zpracování osobních údajů, které klient / obchodní partner / jiná třetí osoba (souhrnně i jako klient) nebo kandidát hledající novou pracovní příležitost nebo kontaktovaný HR Spectrum s.r.o. v souvislosti s nabídkou nové pracovní příležitosti (dále souhrnně i jako kandidát) poskytne. Cílem těchto zásad je poskytnout klientovi a kandidátovi informace o tom, jaké osobní údaje HR Spectrum s.r.o. zpracovává o fyzických osobách v souvislosti s plněním smluvních či zákonných povinností, poskytováním služeb, obchodních nabídek, k jakým účelům a jak dlouho HR Spectrum s.r.o. tyto údaje bude zpracovávat, komu a k jakému důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto zásady se týkají zpracování osobních údajů klientů a kandidátů HR Spectrum s.r.o. v jakémkoliv vztahu k HR Spectrum s.r.o. a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, návštěvníků internetových stránek provozovaných HR Spectrum s.r.o., a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči HR Spectrum s.r.o.

II. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost HR Spectrum s.r.o., identifikační číslo: 28392400, se sídlem Malá Štupartská 634/7, 110 00 Praha 1, zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, v Praze oddíl C, vložka 138322

III. Kontaktní osoba

Kontaktní osobou správce osobních údajů je Andrea Němcová, jednatelka, tel. číslo: +420 724 373 287, emailová adresa: nemcova@hrspectrum.cz. HR Spectrum s.r.o. není povinna dle Nařízení jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů.

IV. Rozsah osobních údajů

Osobním údajem je jakákoliv informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je HR Spectrum s.r.o. schopna identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb v rámci své podnikatelské činnosti může ze strany HR Spectrum s.r.o. dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje – údaje nutné pro uzavření a plnění smlouvy, údaje poskytnuté v životopisech, motivačních dopisech, průvodních dopisech předložených kandidáty, kteří souhlasí se zařazením do databáze spravované HR Spectrum s.r.o., aby mohli být osloveni s případnou nabídkou diskuse o pracovní příležitosti od klienta, a také údaje potřebné pro prezentaci kandidáta třetí osobě za účelem vyhledávání vhodných pracovněprávních či obdobných pozic. Jedná se zejména o: - akademický titul - jméno/jména, příjmení - datum narození - adresa trvalého pobytu / přechodného pobytu / faktického pobytu - údaje o dosaženém vzdělání a místech vzdělávání - údaje o dosavadním profesním životě, kariérních zkušenostech, pracovních pozicích - údaje o kompenzačním očekávání - údaje o volnočasových aktivitách a zálibách - údaje o rodinném stavu - název obchodní formy - IČO, DIČ - adresa sídla nebo místa podnikání - fakturační adresa - čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nejsou potřebné pro poskytování služby, jsou na kopiích dokladů začerněny) - identifikační údaje zástupce klienta nebo kontaktní osoby, kterou klient určí - bankovní spojení - podpis

2. Kontaktní údaje, lokalizační údaje – údaje vhodné pro řádné plnění smlouvy, pro řešení případných sporů plynoucích z poskytování služby, pro oslovení kandidáta s novou pracovní příležitostí, pro prezentování kandidáta třetí osobě za účelem vyhledávání vhodných pracovněprávních či obdobných pozic. - kontaktní telefonní číslo - kontaktní e-email HR Spectrum s.r.o. neprovádí zpracování osobních údajů podřazených do kategorie "zvláštní kategorie osobních údajů".

V. Účel zpracování osobních údajů

Účelem zpracování osobních údajů je:

- Vytvoření a správa databáze kandidátů na pracovněprávní a obdobné, zejména manažerské pozice u případných budoucích zaměstnavatelů. Účelem takto vytvořené databáze je umožnění a usnadnění zprostředkování navázání vzájemně přínosného pracovního vztahu mezi kandidáty na pracovněprávní a obdobné pozice a klienty hledajících vhodné kandidáty k obsazení svých pracovněprávních a obdobných pozic. Poskytnutí osobních údajů kandidátem je nezbytným požadavkem pro zprostředkování navázání příležitosti pro umístění kandidáta na pracovněprávní či obdobnou pozici. Pro zpracování osobních údajů k tomuto účelu je nutný souhlas subjektu údajů. Kandidát není povinen poskytnout své osobní údaje a/nebo udělit souhlas s jejich zpracováním. Za neposkytnutí osobních údajů a neudělení souhlasu s jejich zpracováním kandidátovi nehrozí žádná sankce.

- Plnění smluvních a zákonných povinností HR Spectrum s.r.o. Pro zpracování osobních údajů k tomuto účelu není nutný souhlas subjektu údajů. Zpracování osobních údajů z důvodu plnění smluvních a zákonných povinností nelze odmítnout.

VI. Právní titul pro zpracování osobních údajů

Právním titulem pro zpracování osobních údajů je:

- informovaný souhlas klienta se zpracováním osobních údajů;

- plnění smluvních povinností ve vztahu k subjektu údajů;

- plnění zákonných povinností;

- ochrana oprávněných zájmů správce.

VII. Příjemce osobních údajů

Příjemcem osobních údajů poskytnutých HR Spectrum s.r.o. na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů může být jakákoliv tuzemská či zahraniční právnická osoba, která o ně projeví zájem v souladu s účelem poskytnutí osobních údajů. O žádosti třetí osoby o poskytnutí osobních údajů musí být kandidát prokazatelně písemně, elektronicky či osobně informován, a to včetně identifikace zájemce o poskytnutí osobních údajů a zdůvodnění žádosti.

Osobní údaje, u nichž není dán právní titul pro zpracování "Souhlas subjektu údajů se zpracováním", mohou být zpřístupněny subjektům oprávněným dle zvláštních právních předpisů (např. orgánům činným v trestním řízení, daňovým úřadům apod.). Jiným osobám HR Spectrum s.r.o. osobní údaje neposkytne.

VIII. Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu nutném pro naplnění činností v souladu s účelem zpracování, jak je uvedeno výše, po dobu nutnou k dosažení účelu zpracování osobních údajů nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy, s přihlédnutím ke smluvním či zákonným nejzazším lhůtám pro uplatnění práv za vady, za škodu, z titulu reklamačních lhůt. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Osobní údaje klientů nebo kandidátů – mají-li splněny veškeré smluvní povinnosti vůči HR Spectrum s.r.o. a HR Spectrum s.r.o. má splněny veškeré smluvní povinnosti vůči nim, uplynuly lhůty pro uplatnění smluvních či zákonných práv, a má zároveň splněny veškeré zákonné povinnosti, pro které osobní údaje zpracovává – HR Spectrum s.r.o. maže nebo anonymizuje.

Faktury vystavené HR Spectrum s.r.o.jsou v souladu s ust. § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i klientské smlouvy.

IX. Práva subjektu údajů

Dle Nařízení a Zákona má subjekt údajů následující práva v případě, že bude pro HR Spectrum s.r.o. identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže HR Spectrum s.r.o. svou totožnost. HR Spectrum s.r.o. se snaží vycházet subjektům údajů při naplňování těchto jejich práv v co největší míře vstříc.

Právo na přístup k osobním údajům: Klient nebo kandidát má právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od HR Spectrum s.r.o.:

- potvrzení, zda zpracovává osobní údaje;

- informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování;

- v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody třetích osob i kopie osobních údajů. Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla HR Spectrum s.r.o.

Právo na opravu nepřesných údajů: Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm HR Spectrum s.r.o. zpracovává. Klient HR Spectrum s.r.o. nebo kandidát má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které bylo dosud zpracovávány, nejsou přesné. Oprava bude provedena bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit písemně na adresu sídla HR Spectrum s.r.o., za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

Právo na výmaz: Subjekt údajů má právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud HR Spectrum s.r.o. neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. HR Spectrum s.r.o. má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se s příslušnou žádostí obrátit písemně na adresu sídla HR Spectrum s.r.o.

Právo na omezení zpracování: Subjekt údajů má do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla HR Spectrum s.r.o.

Právo na oznámení opravy, vymazání nebo omezení zpracování: Subjekt údajů má právo na oznámení ze strany HR Spectrum s.r.o. v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budou jednotliví příjemci informováni, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů bude poskytnuta informaci o těchto příjemcích.

Právo na přenositelnost osobních údajů: Subjekt údajů má právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat HR Spectrum s.r.o. o předání těchto údajů jinému správci.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů: Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu HR Spectrum s.r.o. V případě, že HR Spectrum s.r.o. neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, HR Spectrum s.r.o. zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla HR Spectrum s.r.o..

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů: Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možné kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď elektronicky na emailovou adresu nemcova@hrspectrum.cz, anebo písemně na adresu sídla společnosti.

Automatizované individuální rozhodování včetně profilování: Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. HR Spectrum s.r.o. uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů: Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů bylo porušeno Nařízení či Zákon. Tímto dozorovým úřadem bude pro subjekty údajů s bydlištěm v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů.

X. Účinnost Podmínek ochrany osobních údajů

Tyto Podmínky ochrany osobních údajů jsou účinné od 25. května 2018. Tyto podmínky ochrany osobních údajů jsou vypracovány v souladu s Nařízením GDPR a se Zákonem.